Las reuniones bien organizadas son una maravilla, en un breve intervalo de tiempo somos capaces de exponer gran cantidad de ideas, llegar a acuerdos y planificar las tareas del día, de la semana, del mes… o incluso estrategias anuales que nos guíen en el trabajo y coordinen a todos los implicados. ¿Esto es genial verdad?
Si estás leyendo esto probablemente no hayas asistido a una reunión eficaz como la que he descrito ¡en la vida! O muy pocas veces. En muchas empresas no se hacen reuniones nunca o una vez al año, en otras empresas se hacen reuniones ¡por todo!, para discutir cualquier cosa y en otros casos (la mayoría) no son eficaces: se hacen eternas, se habla de temas que nada tienen que ver con el objetivo principal, se convoca a gente que no tiene por qué estar, faltan personas imprescindibles…
En este artículo vamos a dar una serie de consejos para hacer que las reuniones internas de tu empresa o tus reuniones como freelance ganen en productividad y generen satisfacción y sensación de que sirven para algo. Ya que ocupan mucho tiempo de una jornada y nos lo quitan de otras actividades que son más rentables o importantes al menos que valgan para algo.
Saber organizar y conducir reuniones es una herramienta imprescindible para la gestión de tiempo que puede hacer aumentar el beneficio económico de una empresa de una forma sustancial.
3 preguntas básicas antes de convocar una reunión:
- ¿Hace falta? Muchas veces la inercia de las empresas hace que se convoque una reunión hasta para decidir quien compra el papel higiénico, sobre todo en las pequeñas empresas que los roles están más difuminados. No hay que hacer reuniones por temas sin importancia para el desarrollo de la línea principal de la empresa.
- Si hace falta la reunión ¿hace falta que sea presencial? Hoy en día con las nuevas tecnologías cada vez más gente no trabaja en una oficina física, o parte de la plantilla no está, o tenemos trabajadores en distintas partes del país o incluso del mundo. En esta época de nuevas tecnologías ¿por qué no las aprovechamos? Primero el móvil o tlf fijo ¿Puedes solucionarlo con una llamada?. Se puede crear un grupo de Whastapp del equipo o departamento donde se puedan debatir ciertas cosas, un email colectivo o incluso Skype que es lo más parecido a una reunión real ya que ves a las personas pero sin tener que desplazarte de donde estés, desde cualquier lugar del mundo.
- La gente convocada a la reunión ¿es la adecuada?. Tenemos la costumbre de invitar a todo el mundo sin pararnos a pensar si esa persona tiene algo que ver con el tema a tratar. Invita solo a aquellas personas que tengan algo que aportar y estén implicadas. Cuanta más gente haya en la reunión peor. Por otro lado ¿están las personas imprescindibles? Si no están las personas que tienen la última palabra es mejor que ni siquiera comience la reunión porque si decides algo en la reunión que luego otra/s persona/s tiene/n que evaluar y seguramente haga/n cambios o lo rechace/n habéis perdido el tiempo.
Si ya hemos decidido que se tiene que hacer la reunión, el medio por el que se va a hacer y qué gente se va a invitar, podemos pasar a los siguientes puntos que tienen que ver con la
Técnica de convocar y conducir reuniones eficaces.
Temporalidad y Regularidad:
Lo ideal es establecer un sistema en el que haya reuniones periódicas, por ejemplo, una vez a la semana, una vez al día… tener una reunión de 5 min todos los días al entrar en el que se traten los temas más importantes del día y se planifique la estrategia hacen de la jornada laboral un período altamente efectivo.
Elegir un director de reunión o responsable.
Será el encargado de convocar, dar inicio, moderar, mantener el orden, los turnos de palabra, el timming y finalicación de la reunión.Horario: hora de inicio de la reunión y hora de fin.
Lo ideal son 45 min porque somos capaces de mantener la atención plena alrededor de 20 min. Si se va a largar más de dos horas hay que hacer un descanso. Todo el mundo debe estar enterado de la duración de la reunión para que puedan organizar su jornada laboral y hay que avisar con tiempo de margen (no convocar reuniones de un día para otro salvo extrema gravedad). También es mejor hacerla a primera hora de la mañana que es cuando estamos más frescos.Lugar
¿Dónde va a ser. ¿En Oficina? ¿Virtual? ¿videoconferencia?Orden del día.
En el que se decide el contenido de la reunión: de qué se va a hablar. Cada uno de los temas tendrá una duración establecida. Todos los asistentes deben conocer el contenido de la reunión en el momento que es convocada para poder preparar documentación y propuestas al respecto.Preparación de la reunión.
Cada asistente preparará su parte de la reunión y llevará documentación al respecto.Acta de la reunión
Una vez terminada el director hará un resumen (no muy extenso) de los puntos que se han tratado y de las conclusiones a las que se ha llegado. La mandará a cada uno de los asistentes junto con las tareas que tiene que hacer cada uno y el tiempo que tiene para hacerlas.Evaluación del trabajo
En los plazos establecidos en la reunión se evaluará si se han cumplido las tareas. Si no se han cumplido analizar por qué y actuar en consecuencia.
Si no eres el director ¿Cómo te tienes que comportar?:
Aunque es de sentido común nunca está de más recordar que hay que tener respeto a todos los demás compañeros, mantener una comunicación asertiva.
Participa y se proactiv@: no vayas a una reunión para estar callado. Opina, participa, propón soluciones e ideas, se proactivo. Te sentirás más motivado e implicado con la empresa.
No desviarse de los temas acordados. A medida que vamos hablando pueden aparecer ideas que nos llevan a temas que no estaban en el orden del día. No es momento de tratarlos, ¡hay que respetar el orden del día! Si no es importante se obvia y si es lo suficientemente importante como para tener que tratarlo se incluye en el orden del día de otra reunión.
Se puntual: por tu buena imagen y por respeto a los demás y a su tiempo. Lo mejor es comenzar la reunión a la hora acordada, esté o no esté todo el mundo y cuando vayan llegando que se disculpen. Probablemente la próxima vez no haya impuntuales.
Apaga el teléfono: o ponlo en silencio pero que no suene ninguna llamada ni mensaje durante la reunión.
No vayas con las manos vacías: lleva siempre un cuaderno para tomar nota de las cosas importantes aunque luego vayas a recibir el acta.
Nunca digas que estás de acuerdo con algo si no lo estás: salvo que sea una orden de tu superior (incluso si es así tampoco tienes que darte por vencido) tienes que defender tu posición y no aceptar tareas o modos de hacer las cosas con las que no estés de acuerdo sin debatir.
Espero que puedas implantar estos pasos en tus reuniones a partir de ahora y no salgas nunca más con la penosa sensación de que se ha perdido el tiempo y no se ha llegado a ningún acuerdo ni se ha dicho nada de provecho o que se han dejado temas sin tratar.
Como siempre espero que te sirva este artículo y lo pongas en marcha. Si te ha gustado no te olvides de compartirlo para que ayude a otras personas. Te agradecería que me dejases un comentario con tus opiniones, sugerencias, consejos o preguntas. ¡Muchas gracias!
Publicar un comentario