¿Has tenido alguna vez la sensación de que te faltan horas en el día? ¿Que pasan los días y las horas y no alcanzas a cumplir todos los objetivos que te propones? ¿Vas de un lado para otro corriendo, estresado/a? Te ha pasado más de una vez ¿verdad? No te preocupes porque es algo tan común que me atrevería a decir que le pasa al 100% de las personas aunque sea alguna vez en la vida.
Lo primero que te voy a decir te puede sorprender pero: no existe la falta de tiempo, existe la falta de gestión de ese tiempo que no es lo mismo. ¿Por qué a algunas personas parece que les cunde más el tiempo que a ti si los días duran 24h para todos? Porque seguramente tengan un sistema mejor que el tuyo para administrarse las tareas diarias y son más productivas.
Si sientes que los días no te cunden sigue leyendo este artículo porque te va a ser de mucha ayuda.
Hay muchas técnicas para gestionar nuestro tiempo. Hoy quiero enseñaros dos que uso a diario, el Time Blocking y el Semáforo. Pero antes de aplicarlas debes hacer lo siguiente:
Clasifica las tareas en urgentes, importantes o no urgentes.
Las tareas urgentes son aquellas que tienes que hacer a la mayor brevedad posible. Son tareas que no se pueden posponer ni cancelar. Las tareas urgentes en un negocio por ejemplo son aquellas que si no se realizan ponen en peligro la actividad empresarial. Un ejemplo de una tarea urgente sería arreglar el servidor de nuestra página web sí tenemos una tienda online.
Las tareas importantesson aquellas que hay que realizar sí o sí como las urgentes pero que no necesitan de una acción tan inmediata. Son tareas que debemos agendar (ponerles una fecha límite o un día concreto para hacerlas)
Las tareas no urgentesson aquellas que no tienen tanta importancia como las dos anteriores. Son tareas que a veces hasta podemos cancelar y olvidarnos de ellas. Una tarea no urgente por ejemplo sería lavar el coche ya que el hecho de que el coche esté sucio no nos impide continuar con nuestra vida (salvo que sea tu herramienta de trabajo y tengas que dar una buena imagen con ella)
Los problemas comienzan cuándo empezamos a posponer o procrastinar las tareas importantes hasta que se convierten en urgentes. Por ejemplo: ir posponiendo la presentación de la declaración de la renta hasta que nos damos cuenta el último día de plazo que no lo hemos hecho. Una tarea que era importante y que teníamos meses para hacer se ha convertido en una urgente que desplaza a todas las tareas de ese día hasta que la realicemos. Como cuando nos damos cuenta que nos vence el seguro del coche ese mismo mes y no hemos llamado para mejorar el precio.
Cuándo vamos todo el día corriendo "apagando fuegos" osea haciendo tareas urgentes, es porque no hemos sabido gestionarlas cuando eran importantes. Es verdad que puede aparecer un imprevisto pero no es lo normal.
Por eso, norma número 1 de la gestión de tiempo: clasifica tus tareas por orden de importancia.
Técnica del semáforo
Está técnica la uso a diario porque me resulta muy útil. Para ello tienes que apuntar tus tareas del día, de la semana, del mes... en un papel o en un bloc de notas del móvil. Si tu móvil no tiene bloc de notas hay una app muy interesante que te puedes descargar que se llama Google keep.
Una vez que tengamos todas las tareas escritas (se pueden ir añadiendo tareas nuevas a lo largo del día) las vamos a clasificar por colores: rojo para las tareas urgentes, amarillo para las tareas importantes y verde para las tareas no urgentes.
Yo lo que hago cada día al llegar al trabajo es coger un folio y escribir todas las tareas que tengo que hacer ese día, después comienzo a clasificarlas: pongo un circulito de color rojo a las tareas urgentes (qué hay que hacer sí o sí), pongo en amarillo las tareas importantes (las que sería aconsejable realizar ese mismo día o al día siguiente) y pongo en verde todas las tareas que van surgiendo pero que no tienen un plazo.
Si en vez de un papel usas el Bloc de notas busca en la aplicación ya que te permite cambiar el color de la nota.
Puede parecer un sistema bastante siempre pero ¿para que complicar las cosas?. Lo que consigues con los colores es saber con una simple ojeada las tareas que tienes pendientes y su urgencia sin necesidad de volver a releerlas y perder tiempo.
La técnica del Time blocking (o Time Boxing)
Una vez que tenemos clara la importancia de las tareas las podemos clasificar por temáticas y agruparlas todas dentro de un bloque de tareas.
Ganamos más tiempo si hacemos todas las tareas qué son parecidas una detrás de otra. Por ejemplo te puedes dividir los bloques en: contestar emails, realizar presupuestos, hacer llamadas... Al realizar estas tareas en el mismo bloque evitaremos la pérdida de tiempo que supone tener que mover la atención de una otra y más teniendo en cuenta que nuestro poder de atención es bastante bajo y somos muy proclives a las distracciones.
Es muy importante que en tareas profesionales sigamos los ejemplos de no interrupciones que vimos en el artículo sobrevivir en un caos de oficina.
Si por ejemplo quieres aplicar esto a tareas domésticas es mejor limpiar todos los cristales de la casa juntos, limpiar el polvo de todas las habitaciones, barrer el suelo de toda la casa... Puede parecer una tontería pero el tiempo que tardas en cambiar el paño de limpiar cristales por el del polvo o por el cepillo al final se acumula y terminas tardando bastante más de lo que deberías, por no decir que en el camino entre una habitación y el armario de la limpieza te puedes distraer con una camiseta mal colgada en el perchero qué doblas y vas a meter en el armario, abres el armario y ves que el resto de camisetas están mal dobladas, sacas las camisetas y te pones a doblarlas, media hora después te preguntas ¿y yo que estaba haciendo? ¿Te suena familiar?
Haz limpieza de tareas pendientes
Si queremos comenzar a saber gestionar nuestro tiempo es de vital importancia que comencemos con la lista lo más vacía posible. Por ello vamos a hacer un ejercicio para conocer todas tus tareas pendientes y limpiar esa lista.
Coge un bolígrafo y un papel o en un bloc de notas del móvil.
Comienza a apuntar todas las tareas pendientes que tienes ya sean urgentes importantes o no importantes.Este es un ejercicio que te llevará bastante tiempo porque tienes que hacerlo bien y pensar todo lo que tienes que hacer ya sean tareas personales, familiares, laborales, etcétera. En esta lista tienes que poner todo (y cuando digo todo es todo ya se a lavar el coche, comprarte unas zapatillas deportivas, llevar al perro a la peluquería, reclamar una multa de tráfico, hablar con tu jefe sobre tu ascenso...) Si lo haces bien esa lista tendría que tener al menos 100 tareas porque los seres humanos somos así... de ir posponiendo.
Una vez que tengas tu lista hecha vamos a comenzar a clasificar usando la técnica del semáforo y luego las clasificamos usando el Time blocking. De esta forma vamos a ir realizando todas las tareas pendientes y limpiar está lista. No hace falta que hagas todas porque a lo mejor hay algunas que se pueden cancelar. Pero ojo si las cancelas te olvidas de ellas no vale cancelarlas y que luego te ronden por la cabeza y te distraigan.
Y por último.
Ponte cada día un objetivo principal
No hace falta que sea algo super importante porque por suerte todos los días no tenemos que hacer tareas que condicionan nuestra vida. Puede ser por ejemplo escribir un whatsapp a un amigo con el que hace mucho tiempo qué no hablas.
La sensación de que hemos perdido el día la tenemos cuando nos dedicamos a ir haciendo tareas no urgentes mientras que dejamos las importantes de lado. Comienza a hacer las importantes primero y verás como sientes que tus días están mejor aprovechados.
Como siempre espero que te sirva este artículo y lo pongas en marcha. Si te ha gustado no te olvides de compartirlo para que ayude a otras personas. Te agradecería que me dejases un comentario con tus opiniones, sugerencias, consejos o preguntas. ¡Muchas gracias!
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